Icelandair virðir rétt þinn til einkalífs

Þegar við vinnum persónuupplýsingar um starfsmenn eða umsækjendur í samræmi við persónuverndarskilmála þessa, teljumst við vera ábyrgðaraðili í skilningi persónuverndarlaga.

Ábyrgðaraðili vegna vinnslu persónuupplýsinga um starfsfólk og umsækjendur er:

Icelandair ehf.
4612023490
Reykjavíkurflugvelli 
101 Reykjavík

Icelandair hefur skipað Ara Guðjónsson hdl. sem persónuverndarfulltrúa, sem þú getur haft samband við með því að senda tölvupóst á [email protected] eða með því að senda okkur bréfpóst á framangreint heimilisfang

Við leitumst ávallt við að uppfylla skilyrði persónuverndarlaga og eru skilmálar þessir byggðir á gildandi persónuverndarlögum, sem og á almennu persónuverndarreglugerðinni (REGLUGERÐ EVRÓPUÞINGSINS OG RÁÐSINS (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og niðurfellingu tilskipunar 95/46/EB).

Persónuverndarskilmálar okkar eiga við þegar við söfnum, notum og meðhöndlum persónuupplýsingar um þig eða þegar vinnsla á þeim fer fram á annan hátt í tengslum við ráðningarsamband okkar á milli eða þegar þú sækir um starf hjá Icelandair Group eða einhverju af dótturfélögum okkar. 

Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um þig sem einstakling, sem beint eða óbeint má rekja til þín. Eftirfarandi getur til dæmis verið persónuupplýsingar: 

• Nafn
• Kennitala
• Tölvupóstfang
• Upplýsingar um heilsufar

Í ákveðnum tilvikum gætum við unnið upplýsingar um þig sem teljast vera viðkvæmar í skilningi persónuverndarlaga. Samkvæmt persónuverndarlögum er lögð sérstök áhersla á að aðgát sé sýnd við vinnslu á viðkvæmum tegundum upplýsinga, svo sem um heilsufar eða upplýsingar um stéttarfélagsaðild. Þegar Icelandair vinnur viðkvæmar persónuupplýsingar sýnum við sérstaka aðgát og gætum ítrasta öryggis.

Viðkvæmar persónuupplýsingar geta orðið til sem hluti af ráðningarsambandi þínu við okkur og þú gætir einnig afhent okkur slíkar upplýsingar í tengslum við starfsumsókn þína.

Icelandair vinnur viðkvæmar persónuupplýsingar um starfsfólk og umsækjendur til dæmis í eftirfarandi tilfellum:

• Vegna þess að starfsfólk á ákveðinn rétt í tengslum við veikindi samkvæmt lögum, kjarasamningum eða ráðningarsamningi gætum við þurft að vinna heilsufarsupplýsingar til að uppfylla skyldur okkar í tengslum við þessi réttindi. Icelandair þarf til dæmis að skrá hvort eða hvenær starfsfólk veikist til að uppfylla skyldur sínar samkvæmt lögum.
• Við vinnum upplýsingar um stéttarfélagsaðild þína svo við getum staðið skil á lögbundnum félagsgjöldum þínum í stéttarfélag samkvæmt lögum og kjarasamningum.

Sem vinnuveitandi vinnum við ýmsar tegundir persónuupplýsinga um starfsfólk og umsækjendur. Ólíkum tegundum persónuupplýsinga kann að vera safnað eftir eðli starfsins sem um ræðir og aðstæðum hverju sinni. Eftirfarandi er dæmi um upplýsingar sem Icelandair  vinnur um starfsfólk: 

• Almennar samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang
• Kennitala
• Kyn
• Upplýsingar um menntun og starfsreynslu
• Upplýsingar sem eru nauðsynlegar til að greiða laun og standa skil á gjöldum í lífeyrissjóði og stéttarfélög
• Upplýsingar um laun, orlof og áunnin réttindi
• Starfsaldur
• Starfsstöð
• Afrit af persónuskilríkjum
• Upptökur úr öryggismyndavélum
• Upplýsingar sem verða til í tengslum við ágreiningsmál
• Ljósmyndir

Í tengslum við ráðningarferli og á meðan ráðningarsambandi okkar stendur þá kunnum við að afla persónuupplýsinga frá þér en einnig frá öðrum, til dæmis meðmælendum og ráðningarskrifstofum. Þá kunnum við að vinna persónuupplýsingar um þig sem er að finna á opinberum vettvangi, til dæmis í fjölmiðlum, á samfélagsmiðlum eða annars staðar svo lengi sem lögmætar ástæður séu fyrir slíkri vinnslu.

Sem vinnuveitandi þarf Icelandair að vinna ýmsar persónuupplýsingar um starfsfólk og umsækjendur í tengslum við starfsemi sína. Icelandair vinnur eingöngu persónuupplýsingar sé það heimilt samkvæmt lögum. Þegar við vinnum persónuupplýsingar er það nær eingöngu gert í eftirfarandi tilgangi:

• Til þess að gera ráðstafanir að þinni beiðni áður en ráðningarsamningur er gerður;
  
  • Dæmi: Við vinnum upplýsingar í ráðningarferli til að leggja mat á það hvort komi til ráðningar eða ekki.
• Til þess að framkvæma samning okkar á milli;
  
  • Dæmi: Við notum upplýsingar um þig eins og nafn, kennitölu og reikningsnúmer til þess að greiða þér laun samkvæmt ráðningarsamningi.
• Vegna lögmætra hagsmuna okkar eða þegar gætum lögmætra hagsmuna þriðja aðila;
  
  • Dæmi: Ef kemur til ágreinings þá gætum við þurft að vinna persónuupplýsingar um þig til að gæta hagsmuna okkar eða annarra.
• Við höfum eftirlit með tölvukerfum, viðkvæmum svæðum og aðgangsstýringum í öryggis og eignavörsluskyni. Þannig getum við tryggt rekjanleika upplýsinga og dregið úr líkum á öryggisbrestum.
• Vegna þess að okkur ber skylda til þess að vinna persónuupplýsingar samkvæmt lögum;
  
  • Dæmi: Til þess að standa skil á félagsgjöldum í stéttarfélag og lögbundnum lífeyrisiðgjöldum þurfum við upplýsingar um aðild að stéttarfélagi og lífeyrissjóði.
• Ef þú hefur veitt okkur samþykki fyrir tiltekinni vinnslu persónuupplýsinga;
• Í undantekningartilfellum kunnum við að vinna persónuupplýsingar um þig til að vernda brýna hagsmuni þinna eða annars einstaklings.
  
  • Dæmi: Ef upp kemur neyðartilfelli gætum við þurft að afhenda upplýsingar um heilsufar þitt ef það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni þína.

Icelandair kann að miðla persónuupplýsingum um þig til þriðju aðila þegar lögmætar ástæður eru fyrir hendi. Dæmi um slíka miðlun er þegar við afhendum samstarfsaðilum okkar upplýsingar um þig til launavinnslu. Við miðlum einnig persónuupplýsinga um þig til annarra félaga innan Icelandair Group samstæðunnar þegar gildar ástæður eru til þess.

Persónuupplýsingar þínar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til stjórnvalda og dómstóla.

Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita Icelandair upplýsingatækni-, fjarskiptaþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.

Viðtakendur persónuupplýsinga kunna að vera staðsettir utan Íslands. Icelandair mun þó ekki miðla persónuupplýsingum út fyrir Evrópska efnahagssvæðið nema slíkt sé heimilt á grundvelli persónuverndarlöggjafar, til dæmis á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki þíns eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.

Vinnsla persónuupplýsinga er nauðsynleg til þess að Icelandair geti sinnt starfsemi sinni. Ef þú eða aðrir afhenda ekki upplýsingar þar sem það er nauðsynlegt í þágu þess tilgangs sem lýst er í kaflanum „Í hvaða tilgangi vinnur Icelandair persónuupplýsingar?“ getur það til dæmis orðið til þess að ekki er hægt að koma á og efna ráðningarsamning okkar á milli eða að við getum ekki fullnægt lagalegum skuldbindingum okkar.

Icelandair kann að gera breytingar á þessum skilmálum þannig að þeir lýsi sem best þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram hverju sinni. Þegar skilmálunum er breytt kunnum við að tilkynna þér um breytingarnar. Þú getur ávallt fundið gildandi útgáfu skilmálanna á innri vef félagsins.

Sem ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga mun Icelandair tryggja öryggi þeirra með viðeigandi öryggisráðstöfunum, þ.e. með ytra öryggi auk skipulagslegra og tæknilegra öryggisráðstafana. Öryggisráðstöfunum er ætlað að verja persónuupplýsingarnar gegn því að þær glatist, séu misnotaðar, þeim breytt og gegn allri ólöglegri vinnslu.

Þú átt, upp að vissu marki, rétt á að ákveða hvernig persónuupplýsingar um þig eru unnar af hálfu Icelandair. Þú kannt að eiga rétt á því að fá aðgang að persónuupplýsingum sem Icelandair vinnur um þig, og að fá að vita hvort við vinnum persónuupplýsingar um þig eða ekki.

Við ákveðnar aðstæður gætir þú átt rétt á því að Icelandair afhendi persónuupplýsingar sem þú hefur látið okkur í té, beint til þriðja aðila.

Að sama skapi kannt þú að eiga rétt á því að öllum, eða ákveðnum, upplýsingum um þig sé eytt, til dæmis þegar vinnsla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg að teknu tilliti til tilgangs hennar. Ef vinnslan hvílir á samþykki þínu átt þú hvenær sem er rétt á að afturkalla það.

Þú kannt jafnframt að eiga rétt á því að vinnsla persónuupplýsinga um þig sé takmörkuð, auk þess sem þú átt rétt á að mótmæla vinnslu sem fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna Icelandair.

Framangreind réttindi þín eru ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda Icelandair til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur Icelandair hafnað beiðni þinni, til dæmis vegna réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji Icelandair þau réttindi vega þyngra.

Hafir þú áhuga á því að breyta, láta eyða eða fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar Icelandair vinnur um þig, getur þú haft samband með því að senda tölvupóst  á privacy@[netfang] eða senda okkur póst á:

Icelandair
4612023490
Reykjavíkurflugvelli 
101 Reykjavík

Hafir þú athugasemdir við vinnslu Icelandair á persónuupplýsingum um þig getur þú haft samband við Persónuvernd.